Уже давно придумали топливные карты https://petrolcards.ru/ Я пользуюсь ними наверное года два. Они помогают сократить расход бюджета на топливо, примерно на процентов 25 в год, неплохо так, правда?? При оформлении, тебе сразу заведут личный кабинет, где ты сможешь следить за своими работниками. Там будет видно: где, когда и на сколько они заправлялись.